(Modul Produktif Akuntansi SMK Kelas XII Kurikulum KTSP): Mengelola Gaji dan Upah #Bab2: Pemelajaran

BAB II  

PEMELAJARAN

a.     Rencana Belajar Peserta Diklat

Kompetensi          :  Mengelola administrasi gaji dan upah

Sub kompetensi :

a.      Menyiapkan pengelolaan administrasi gaji dan upah

b.     Menghitung gaji dan upah karyawan

c.      Membuat daftar gaji dan upah karyawan

a.     Kegiatan Belajar

1.  Kegiatan Belajar 1 : Menyiapkan Pengelolaan Administrasi Gaji Dan Upah

1.     TUJUAN KEGIATAN PEMELAJARAN 1 :

Peserta diklat mampu :

1.        Menguraikan prosedur penggajian

2.        Menyebutkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan penggajian dan pengupahan

3.        Membedakan karyawan berdasarkan golongan

2.     URAIAN MATERI

Pendahuluan :

Dalam perusahaan manufacture, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi 2 golongan yaitu : gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran jasa atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran jasa atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dihitung berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.

1.  Pengertian Biaya Tenaga kerja

Tenaga kerja adalah usaha fisik atau mental yang dipakai dalam kegiatan usaha perusahaan. Biaya tenaga kerja adalah jasa sumber daya manusia yang dinilai dengan satuan uang yang dikorbankan dalam usaha memperoleh pendapatan.

2.  Penggolongan Tenaga Kerja

Tenaga kerja dapat digolongkan sebagai berikut :

b.     Menurut fungsi pokok dalam perusahaan

Sesuai dengan fungsi pokok dalam perusahaa, tenaga kerja digolongkan menjadi :

                            i.         Tenaga kerja bagian produksi, adalah tenaga kerja yang secara langsung atau tidak langsung terlibat dalam proses pembuatan produk. Oleh karena itu, gaji  atau upah yang dibayarkan kepada pekerja bagian produksi dibebankan kepada produk, atau menjadi unsur harga pokok produk

                          ii.         Tenaga kerja bagian pemasaran, adalah tenaga kerja yang berhubungan dengan usaha memperoleh dan melayani pesanan. Gaji atau upah yang dibayarkan kepada pekerja bagian pemasaran, tidak menjadi unsur harga pokok produk tetapi dibebankan kepada periode saat terjadinya biaya tenaga kerja yang bersangkutan.

                        iii.         Tenaga kerja bagian administrasi dan umum, terdiri atas tenaga kerja yang jasanya dinikmati oleh perusahaan secara keseluruhan. Misalnya Direksi, Karyawan bagian akuntansi dan Karyawan bagian administrasi umum. Seperti halnya biaya tenaga kerja bagian pemasaran, biaya tenaga kerja bagian administrasi umum merupakan biaya tenaga kerja non produksi, dan dibebankan kepada periode saat terjadinya biaya yang bersangkutan.

c.      Menurut kegiatan departemen-departemen dalam perusahaan

Tenaga kerja digolongkan sesuai dengan departemen tempat terjadinya tenaga kerja. Misalnya dalam suatu perusahaan industri yang terdiri departemen kasar, departemen penghalusan, departemen asembiling, dan departemen penyelesaian, tenaga kerja digolongkan menjadi :

                                       i.              Tenaga kerja Departemen Kasar

                                     ii.              Tenaga kerja Departemen Penghalusan

                                   iii.              Tenaga kerja Departemen Asembling

                                    iv.              Tenaga kerja Departemen Penyelesaian

d.     Menurut hubungannya dengan produk

Tenaga kerja digolongkan menjadi :

                            i.         Tenaga kerja langsung, adalah tenaga kerja yang secara fisik langsung terlihat dengan pembuatan produk. Biaya yang timbul karenanya dapat ditelusuri dapat melekatnya pada produk, dan merupakan biaya tenaga kerja utama dalam pembuatan produk. Misalnya pegawai perakitan pada pabrik mobil, operator mesin rajut pada pabrik tekstil.

                          ii.         Tenaga kerja tidak langsung, adalah tenaga kerja yang tidak secara langsung terlibat dalam pembuatan produk. Biaya yang terjadi karena tidak dapat ditelusuri melekatnya pada produk. Oleh karena itu dalam perusahaan yang membuat lebih dari satu jenis produk, biaya tenaga kerja tidak langsung diperlakukan sebagai biaya overhead pabrik. Sebagai contoh antara lain pengawas atau mandor dan pemeriksa kualitas produk.

          iii.              Bagan alir arus dokumen dalam sistem penggajian

            Untuk menggambarkan bagan alir arus dokumen dalam sistem penggajian, dibuat asumsi menggenai sebuah perusahaan dengan hipotesa sebagai berikut :

1. Perusahaan manufaktur
2. Perusahaan mempunyai pegawai tetap dan pegawai yang dibayar bnerdasar waktu bekerja
3. Sistem absensi menggunakan mesin absensi
4. Gaji diterimakan kepada semua pegawai dalam bentuk kas
5. Di dalam perusahaan terdapat bagian atau petugas yang berhubungan dengan penggajian sebagai berikut :

a.       Petugas pengawas  pencatatan waktu hadir / waktu kerja dimesin absensi

b.       Pembuat daftar gaji

c.       Pembayar gaji

d.       Pemegang buku besar dan kartu biaya

Bagan alir arus dokumen dalam sistem penggajian sebagai berikut :

Uraian Kegiatan Dalam Sistem Penggajian

Pengawas Absensi

                                       i.              Mengawasi pegawai dalam memasukkan kartu hadir ke dalam mesin, untuk memastikan bahwa hanya kartu pegawai yang bersangkutan sajalah yang dimasukkan ke mesin absensi.

                                     ii.              Membuat rekapitulasi waktu hadir / kerja, dan menyerahkan, dan menyerahkan kepada pembuat daftar gaji.

Pembuat Daftar Gaji

Atas dasar surat keputusan pengangkutan pegawai, petugas ini membuat daftar gaji untuk pegawai tetap: atas dasar rekap waktu hadir, petugas kemudian membuat daftar upah bagi pegawai yang di upah menurut waktu kerja.

Pembayaran Gaji/Upah

1. Membayar gaji / upah kepada pegawai, pegawai menandatangani daftar gaji/upah pada kolom tanda tangan.
2. Memberi cap “LUNAS” pada dokumen pendukung.
3. Mengirim daftar gaji yang sudah ditanda tangani pegawai (sebagai bukti bahwa gaji/upah sudah diambil para pegawai), dilampiri rekap waktu hadir/kerja ke pemegang buku jurnal, buku besar, dan kartu biaya.

Pemegang Jurnal, Buku Besar, dan Kartu Biaya

1. Atas dasar daftar gaji/upah yang di terima dari pembayar gaji, mebukukan ke buku besar, dan kartu biaya yang bersangkutan.
2. Mengarsipkan semua dokumen.

C. RANGKUMAN

            Gaji pada umunya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang di lakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Sedangkan upah pada umunya merupakan pembayaran jasa atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh).

            Sistem penggajian pada perusahaan  bervariasi, namun demikian pada umumnya dapat digolongkan ke dalam :

1. Sistem gaji tetap, dalam sistem ini pegawai akan mendapat gaji yang besarnya relatif tetap. Misalkan pegawai lembur, pegawai tidak mendapat uang lembur, sebaliknya bila pegawai absen, maka gajinya tidak dikurangi.
2. Sistem gaji tetap dengan variasi, dalam sistem ini pegawai mendapat gaji tertentu, tetapi bila pegawai lembur, atau melakukan prestasi tertentu akan mendapat uang tambahan, sebaliknya bila tidak masuk kerja, atau terlambat masuk kerja, gaji akan dikurangi.
3. Sistem upah variabel, dalam sistem ini pegawai akan mendapat upah proporsional dengan prestasi. Satuan prestasi dalam bentuk unit produksi, jam kerja, atau hari kerja.
4. Kombinasi (1), (2), (3).

D. TUGAS

1.   Dilakukan observasi ke salah satu instansi untuk melihat/ mencari contoh daftar gaji dan upah karyawan/slip gaji.

2. Buatlah daftar gaji dan upah karyawan berdasarkan jam kerja berkelompok. Anggota kelompok maksimum 3 orang.

E.    TES FORMATIF

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan gaji dan upah !
2. Jelaskan dengan bagan prosedur pencatatan gaji dan upah !
3. Sebutkan dan jelaskan penggolongan karyawan / tenaga kerja !

F. KUNCI JAWABAN TES FORMATIF

1.      Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manager. Upah merupakan pembayaran jasa atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh)

3.  a. Menurut fungsi pokok dalam perusahaan

Sesuai dengan fungsi pokok dalam perusahaa, tenaga kerja digolongkan menjadi :

1.    Tenaga kerja bagian produksi, adalah tenaga kerja yang secara langsung atau tidak langsung terlibat dalam proses pembuatan produk. Oleh karena itu, gaji  atau upah yang dibayarkan kepada pekerja bagian produksi dibebankan kepada produk, atau menjadi unsur harga pokok produk

2.    Tenaga kerja bagian pemasaran, adalah tenaga kerja yang berhubungan dengan usaha memperoleh dan melayani pesanan. Gaji atau upah yang dibayarkan kepada pekerja bagian pemasaran, tidak menjadi unsur harga pokok produk tetapi dibebankan kepada periode saat terjadinya biaya tenaga kerja yang bersangkutan.

3.    Tenaga kerja bagian administrasi dan umum, terdiri atas tenaga kerja yang jasanya dinikmati oleh perusahaan secara keseluruhan. Misalnya Direksi, Karyawan bagian akuntansi dan Karyawan bagian administrasi umum. Seperti halnya biaya tenaga kerja bagian pemasaran, biaya tenaga kerja bagian administrasi umum merupakan biaya tenaga kerja non produksi, dan dibebankan kepada periode saat terjadinya biaya yang bersangkutan.

 b. Menurut kegiatan departemen-departemen dalam perusahaan

Tenaga kerja digolongkan sesuai dengan departemen tempat terjadinya tenaga kerja. Misalnya dalam suatu perusahaan industri yang terdiri departemen kasar, departemen penghalusan, departemen asembiling, dan departemen penyelesaian, tenaga kerja digolongkan menjadi :

1.          Tenaga kerja Departemen Kasar

2.          Tenaga kerja Departemen Penghalusan

3.          Tenaga kerja Departemen Asembling

4.          Tenaga kerja Departemen Penyelesaian

c.      Menurut hubungannya dengan produk

Tenaga kerja digolongkan menjadi :

1.     Tenaga kerja langsung, adalah tenaga kerja yang secara fisik langsung terlihat dengan pembuatan produk. Biaya yang timbul karenanya dapat ditelusuri dapat melekatnya pada produk, dan merupakan biaya tenaga kerja utama dalam pembuatan produk. Misalnya pegawai perakitan pada pabrik mobil, operator mesin rajut pada pabrik tekstil.

2.     Tenaga kerja tidak langsung, adalah tenaga kerja yang tidak secara langsung terlibat dalam pembuatan produk. Biaya yang terjadi karena tidak dapat ditelusuri melekatnya pada produk. Oleh karena itu dalam perusahaan yang membuat lebih dari satu jenis produk, biaya tenaga kerja tidak langsung diperlakukan sebagai biaya overhead pabrik. Sebagai contoh antara lain pengawas atau mandor dan pemeriksa kualitas produk.

A.   LEMBAR KERJA

1.      Alat dan bahan : kalkulator, kertas, alat tulis penggaris, penghapus

2.      K3 : sesuai dengan ketentuan prosedur keamanan dan keselamatan kerja.

3.      Langkah kerja :

a.        Mengumpulkan daftar gaji dan upah yang anda peroleh dari suatu instansi atau perusahaan yang anda buat.

b.        Dikelompokkan sesuai dengan penggolongan karyawan

2. Kegiatan Belajar 2 :       -  Menghitung gaji dan upah setiap karyawan

                                             -  Membuat daftar gaji upah dan karyawan

a. Tujuan Kegiatan Pemelajaran

    Peserta diklat mampu :

a.        Menghitung gaji dan upah setiap karyawan

b.        Membuat daftar gaji dan upah karyawan

b. Uraian Materi

Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah

Perlengkapan yang di butuhkan untuk mengelola gaji dan upah antara lain:

(1)   Kartu Absensi, merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian pencatatan waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Contoh bentuk kartu absensi.

(1)   Daftar Gaji dan Upah, merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, Iuran untuk organisasi karyawan dan lin sebagainya. Contoh bentuk daftar gaji dan upah sebagai berikut:

Data yang terdapat dalam daftar gaji upah di atas, menunjukkan informasi sebagai berikut:

a.      Jumlah upah kotor (bruto) sebesar Rp. 999.000,00

b.     Pajak penghasilan karyawan (PPh Ps.21) yang di potong dari karyawan sebesar Rp. 14.400,00.Jumlah tersebut harus di setorkan ke kas negara sehingga merupakan hutang bagi perusahaan.

c.      Jumlah Rp.70.000,00 merupakan piutang perusahaan pada karyawan, jumlah tersebut di perhitungkan sebagai pengurang terhadap upah kotor.

d.     Upah bersih yang harus di terima karyawan berjumlah Rp. 914.600,00. Jumlah tersebut merupakan hutang perusahaan kepada karyawan.

Berdasarkan data di atas, jurnal yang harus di buat untuk mencatat data daftar upah di atas adalah sebagai berikut:

Gaji dan Upah ………………………Rp. 999.000,00                      -

    - Hutang Gaji dan Upah                                                     Rp. 914.600,00

    - PPh Karyawan yang harus disetor                                   Rp.   14,400,00

    - Piutang pada karyawan                                                    Rp.   70.000,00

Pada saat upah di bayarkan pada karyawan, maka jurnal pengeluaran kasnya:

Hutang Gaji dan Upah ……………….Rp. 914.600,00                     -

    - Kas                                                                                   Rp. 914.600,00

Dan jika pajak penghasilan karyawan di setorkan  ke Kantor Kas Negara, jurnal yang harus di buat:

PPh Karyawan yang harus di setor ……Rp. 14.400,00                     -

    - Kas                                                                                   Rp. 14.400,00

Alokasi biaya tenaga kerja

            Berdasarkan data kartu jam kerja ( Kartu tugas ) dan kartu hadir, bagian akuntansi biaya mengalokasikan gaji dan upah yang terjadi dalam suatu periode pada akun-akun tempat mencatat biaya yang bersangkutan. Misalnya upah kotor sebesar Rp. 999.000,00 terdiri atas :

            Upah langsung ……………………………………   Rp. 759.000,00

            Upah tidak langsung ……………………………...   Rp. 240.000,00

                        Jumlah                        …………………………….   Rp. 999.000,00

Jurnal untuk mencatat alokasi gaji dan upah diatas sebagai berikut :

            Barang dalam proses                          Rp. 759.000,00

            BOP sesungguhnya                             Rp. 240.000,00

                        Gaji dan upah                                                             Rp. 999.000,00

Misalkan daftar gaji dan upah pada akhir bulan Juli 2004 dengan data sebagai berikut :

Upah langsung                                                            Rp. 16.700.000,00

Upah tidak langsung                                                   Rp.   3.000.000,00

Gaji bagian pemasaran                                               Rp.   6.800.000,00

Gaji bagian administrasi umum                                 Rp.   2.600.000,00 +

            Jumlah                                                                        Rp. 29.100.000,00

Jurnal untuk mencatat alokasi gaji dan upah dari data diatas, sebagai berikut :

Barang Dalam proses                                     Rp. 16.700.000,00

BOP Sesungguhnya                                        Rp.   3.000.000,00

Beban gaji bagian penjualan                          Rp.   6.800.000,00

Beban gaji administrasi umum                      Rp.   2.600.000,00

            Gaji dan upah                                                                         Rp. 29.100.000,00

  

Prosedur pencatatan biaya tenaga kerja dalam buku besar secara garis besar akan tampak sebagai berikut :

a.     Rangkuman

            Dalam sistem penggajian / pengupahan catatan akuntansi yang di gunakan adalah:

- Jurnal Umum, untuk mencatat pengakuan hutang gaji / upah.

- Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat pengeluaran gaji dan upah.

- Rekening buku besar terkait.

            Sedangkan bukti transaksi yang digunakan tergantung sistem penggajian yang dipakai yaitu:

            - Sistem gaji tetap

            - Sistem gaji tetap dengan variasi

            - Sistem upah variabel

d. Tugas

1. Lakukan penyelesaian soal praktika tentang pencatatan dan penghitungan gaji dan upah

DAFTAR UPAH MINGGU KE 2 AGUSTUS 2004

( Periode 10 Agustus sampai dengan 15 agustus 2004 )

Diminta :

Dari data daftar upah diatas buatlah jurnal :

            a. Mencatat data daftar gaji

            b. Pada saat upah dibayarkan pada karyawan

            c. Pada saat PPh disetor ke kas negara

2. Buatlah contoh – contoh format kartu absensi, kartu jam kerja, dan slip gaji dari suatu perusahaan / instansi.

Kunci jawaban :

a.         Gaji dan upah                                                 Rp. 950.500

                        Hutang gaji dan upah                                                 Rp. 849.875

                        PPh karyawan yang harus disetor                              Rp.   35.625

                        Piutang pada karyawan                                              Rp.   65.000

b.         Utang gaji dan upah                                       Rp. 849.875

                        Kas                                                                              Rp. 849.875

c.         PPh karyawan yang harus disetor                  Rp.  35.625

                        Kas                                                                              Rp.   35.625

e. Tes Formatif

1. Berikut adalah sistem penggajian untuk tenaga edukatif (Dosen) pada sebuah akademi:

a.   Komponen gaji:

            - Gaji tetap. Gaji ini di bayarkan secara tetap tiap-tiap bulannya

            - Gaji variabel. Gaji ini di bayarkan secara proporsional dengan kehadiran dosen di ruang    kuliah ( memberikan kuliah )

b.  Setiap kali dosen memberikan kuliah, dosen di minta menandatangani daftar hadir dosen.

c.  Setiap kali kuliah berlangsung mahasiswa juga di minta menandatangani daftar hadir mahasiswa. Daftar hadir mahasiswa ini selain bermanfaat untuk keperluan administrasi pendidikan, juga dapat digunakan utnuk mengontrol kehadiran dosen dalam memberikan kuliah. Jadi, bila daftar hadir dosen dihubungkan dengan daftar hadir mahasiswa untuk matakuliah yang diasuh dosen yang bersangkutan, dapat ditentukan validitas kehadiran dosen tersebut.

d.  Setiap tanggal 25 tiap bualn, bagian keuangan membuat daftar gaji dosen dengan cara menambahkan gaji tetap, dengan gaji variabel. Gaji variabel dihitung dengan mengalikan jumlah jam kehadiran dengan tarip tertentu.

e.   Bila daftar gaji selesai deibuat dan cek dengan benar, daftar gaji dimintakan persetujuan kepada Pembantu Direktur Bidang II ( PD II ), sekalian membuat bukti teransfer bank.

f.    Bukti transfer dikirimkan ke bank kampus, atas dasar bukti transfer bank memindah bukukan sejumlah tertentu dari rekening Akademi ke rekening masing-masing dosen.

g.   Bagian keuangan selain membuat daftar gaji, juga membuat rincian gaji (strook gaji ), Perincian gaji ini dikirim kepada masing – masing dosen.

h.   Bagian akuntansi, dengan menggunakan daftar gaji yang dilampiri daftar presensi dosen sebagai bukti, membukukan transaksi penggajian ke jurnal pengeluaran kas ( tidak di gunakan sistem Voucher ), dan ke rekening buku besar yang terkait.

2.   Daftar gaji suatu perusahaan menufaktur untuk bulan juli 2000 menunjukkan dara sebagai berikut:

Total gaji bruto …………………………………………………           Rp. 57.600.000,00

Potongan-potongan:

PPh Karyawan, ………………………………..        Rp.    372.000,00

Pinjaman karyawan, …………………………...       Rp. 1.900.000,00

Dana Pensiunan, ……………………………….       Rp.    516.000,00

Jamsostek, ……………………………………..       Rp.    640.000,00

            Jumlah, ………………………………………………….           Rp.  3.428.000,00

Total gaji bersih, ………………………………………………...          Rp. 54.172.000,00

Total gaji bruto diatas :

- Upah langsung, ………………………………………………...          Rp. 32.800.000,00

- Gaji manajer produksi dan karyawan tidak langsung lainnya, …        Rp.   7.000.000,00

- Gaji bagian administrasi dan umum, ……………………………       Rp.   5.600.000,00

- Gaji bagian Penjualan, ………………………………………….         Rp. 12.200.000,00

Berdasarkan data di atas, diminta:

1)     Buat jurnal untuk mencatat data daftar gaji!

2)     Buat jurnal untuk mencatat alokasi total gaji bruto!

F. KUNCI JAWABAN

2. a. Mencatat daftar gaji dan upah

            Gaji dan Upah                         Rp. 57.600.000,00

                        Hutang gaji dan Upah                                     Rp. 54.172.000,00

                        PPh karyawan yang harus di setor                 Rp.      372.000,00

                        Dana Pensiun                                                  Rp.       516.000,00

                        Jamsostek                                                       Rp.        640.000,00

                        Piutang karyawan                                           Rp.     1.900.000,00

Pada saat pembayaran gaji dan upah kepada karyawan

      Hutang Gaji dan upah             Rp. 54.172.000,00

                  Kas                                                                  Rp. 54.172.000,00

Pada saat penyetoran PPh, Dana pensiun, Jamsostek ke Kantor Kas Negara

      PPh karyawan yang harus disetor      Rp. 372.000,00

                  Kas                                                                  Rp. 372.000,00

      Dana Pensiun                                      Rp. 516.000,00

                  Kas                                                                  Rp. 516.000,00

     

      Jamsostek                                           Rp. 640.000,00

                  Kas                                                                  Rp. 640.000,00

2. Alokasi Total Gaji Bruto

                        Barang Dalam Proses – BTK             Rp.  32.800.000,00

                        BOP Sesungguhnya                            Rp.    7.000.000,00

                        Beban Gaji bag. Admin. Umum         Rp.    5.600.000,00

                        Beban Gaji Bag. Penjualan                Rp.  12.200.000,00

                                    Gaji & Upah                                                               Rp. 57.600.000,00

PENUTUP

            Modul ini merupakan bahan ajar bagi peserta didik untuk memperoleh kompetensi mengerjakan pengelolaan administrasi gaji dan upah pada diklat produktif bidang keahlian akuntansi, srhingga peserta didik dapat di bekali dengan kecakapan dalam pengelolaan administrasi gaji dan upah, menghitung gaji dan upah karyawan, membuat daftar gaji dan upah karyawan.

DAFTAR PUSTAKA

Hendi Soemantri, Drs.  Akuntansi Biaya SMK Tingkat 3, Armico, 2001

Narko, Drs, MM, Ak.,  Sistem Akuntansi, , Yayasan Pustaka Nusatama, 2002

Mulyadi, Drs, Ak., Sistem Akuntansi,. UGM, Salemba Empat, 2001

Proyek Pengembangan Pendidikan Akuntansi, Sistem Akuntansi, Jakarta, 1991

**Sumber: http://srisuwarno70.wordpress.com/